Voor veel ondernemers kan het een grote uitdaging zijn: het debiteurenbeheer. Een goed debiteurenbeheer helpt om niet alleen sneller betaald te krijgen, maar ook om de klantrelatie gezond te houden. Eric van Rijswijk van SVH Gerechtsdeurwaarders deelt een aantal belangrijke tips. “Hoe langer je wacht, hoe verder je factuur onderop de stapel belandt.”
Ben proactief
“Veel ondernemers hebben geen tijd voor debiteurenbeheer of vinden het lastig. Wanneer klanten dan niet betalen, kan dat behoorlijk frustrerend zijn. Je hebt immers een goed product of dienst geleverd en krijgt daar geen vergoeding voor. Dit raakt ondernemers niet alleen financieel, maar vaak ook emotioneel. Door proactief en gestructureerd om te gaan met debiteurenbeheer, kun je betalingsachterstanden en de daaruit voortvloeiende problemen veelal voorkomen.”
Besteed debiteurenbeheer uit
“Met SVH Credit bieden wij ondernemers een oplossing om het debiteurenbeheer uit handen te nemen. We monitoren de betalingstermijnen vanaf het moment dat een factuur is verstuurd. Wanneer een klant niet betaalt, sturen wij herinneringen of bellen we. Dat doen wij op een vriendelijke, professionele wijze. Eventueel maken we afspraken over gespreid betalen. En mocht na het aanmaningstraject nog niet tot betaling worden overgegaan, dan neemt onze incasso-afdeling het dossier desgewenst over.”
Houd persoonlijk contact
“Naast goede voorbereiding is tijdige opvolging essentieel. Verstuur facturen op tijd en vergeet niet om klanten tijdig te herinneren als de betaling uitblijft. Houd het persoonlijk door even te bellen na het verzenden van de factuur: vraag of deze goed is ontvangen en of de klant tevreden is met het geleverde product of de dienst. Vaak is het aan te raden om facturen digitaal te versturen. Voeg bovendien een betaallink toe, zodat klanten direct en gemakkelijk kunnen betalen.”
Maak duidelijke afspraken
“Een eerste stap naar effectief debiteurenbeheer is een goede voorbereiding. Breng in kaart met wie je zakendoet en zorg ervoor dat de gegevens van jouw klant goed gedocumenteerd zijn. Noteer bijvoorbeeld altijd de KvK-gegevens en maak heldere afspraken bij het starten van de samenwerking. Werk met algemene leverings- en betalingsvoorwaarden. Heldere afspraken en een vastgelegde structuur helpen discussies achteraf te vermijden.”
