Een paar licenties te veel, een abonnement dat nauwelijks wordt gebruikt of online capaciteit die ooit nodig was, maar inmiddels niet meer. Afzonderlijk lijken het kleine bedragen. Opgeteld kunnen verborgen IT-kosten voor ondernemers echter behoorlijk oplopen, ziet Philipp Müller van Solid IT Solutions.
IT is voor bedrijven een vaste kostenpost. E-mail, softwarelicenties, antivirus, telefonie, internetverbindingen en online opslag of servercapaciteit worden vaak via abonnementen afgenomen. Handig, maar daarin schuilt volgens Philipp ook een risico. “Die kosten sluipen erin. Je betaalt iedere maand een bedrag en kijkt er vervolgens niet altijd meer kritisch naar.”
Kleine bedragen, grote optelsom
Juist nu is het volgens hem verstandig om dat wél te doen. Prijzen van hardware en digitale diensten zijn de afgelopen tijd gestegen en Philipp verwacht dat die ontwikkeling doorzet. Dat maakt het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat IT kost, maar vooral naar wat een bedrijf daadwerkelijk gebruikt.
Solid IT Solutions, dat Philipp sinds 2004 samen met Serge van Isterdael runt, neemt daarom periodiek met klanten de lopende diensten door. Zijn alle licenties nog nodig? Worden alle onderdelen van een abonnement benut? Is de capaciteit nog passend bij de organisatie? “Het gaat erom dat je kritisch kijkt of je waarvoor je betaalt écht nodig hebt.”
Een medewerker die vertrekt, kan bijvoorbeeld een licentie achterlaten die ongemerkt doorloopt. Ook kan een uitgebreider abonnement ooit bewust zijn afgesloten, terwijl bepaalde functionaliteiten nauwelijks worden gebruikt. Bij tientallen medewerkers kunnen zulke relatief kleine bedragen op jaarbasis een serieus verschil maken.
Maak IT-kosten inzichtelijk
Philipps advies aan ondernemers is daarom om de totale IT-post eens uit te splitsen, eventueel samen met de accountant. “Kijk waar je geld aan uitgeeft en vraag je af of die kosten het waard zijn voor wat ze opleveren.” Is niet duidelijk waarvoor een bepaalde kostenpost dient, bespreek dat dan met de IT-partij. “Bij Solid IT Solutions is kostenbewustzijn onderdeel van de dienstverlening.”
Naast de prijs speelt volgens hem nog een andere vraag steeds nadrukkelijker: waar staan bedrijfsdata eigenlijk opgeslagen? Want zelfs veilige dataopslag in de VS is niet meer vanzelfsprekend. “Zeker voor bedrijven die met gevoelige informatie werken, is het verstandig om te kijken naar de opslaglocatie, regelgeving en mogelijke alternatieven”, besluit Philipp. “Ook daarin helpen we met Solid IT Solutions klanten om bewuste keuzes te maken.”
